O setor de eventos, por lidar diretamente com o público, requer atenção para aspectos como local escolhido, atrações que sejam realmente ‘atrativas’ e estimulem a procura do público e, por fim, a oferta de alimentação de qualidade.
Contudo, quando os prazos são curtos, todos os pontos citados acima podem impactar negativamente na qualidade do evento.
Para que isso não ocorra, ainda que haja algumas dificuldades, é possível sim, cumprir o previsto e oferecer um evento de sucesso que cumpra todos os aspectos citados no começo deste artigo.
Veja a seguir, quais são os pontos que devem ser observados para que isto seja possível.
Planejamento dos custos: como em outros setores, elaborar um orçamento precisa ser o primeiro passo. Calcular qual será o valor total disponível e necessário para cobrir despesas com artistas (se for o caso), cenografia, técnica (luz e som) logística, alimentação (etc.) é primordial. Gerencie cada tópico a partir de sua prioridade. Caso haja economia em um tópico, você pode redistribuir o orçamento para outros. Mas é importante lembrar que uma parte da verba deve ser destinada aos imprevistos que podem ocorrer.
Fornecedores: neste caso, além do melhor custo-benefício oferecido pelas empresas, você deve avaliar a opinião de outros usuários. Assim, ficará mais simples escolher um serviço de qualidade e que tenha valores dentro do que você necessita.
Cronograma: um cronograma é outro ponto importante pois ali estarão todas as tarefas necessárias para a produção. Lembre-se de manter um prazo flexível para cada atividade para que os responsáveis tenham tempo suficiente para fazer o melhor trabalho em suas respectivas áreas. Um cronograma também permite que se estabeleça prazos exatos para cada atividade, mesmo aquelas aparentemente menos importantes. É preciso lembrar, por exemplo, que dados como local, definição da data e horário devem ser vistos com mais antecedência.
Etapas do planejamento: em um evento, todas as fases do planejamento precisam ser observadas, ou seja, o antes, o durante e o depois. O ‘antes’ ou pré-evento, envolve a preparação; escolha de local/data; itens de alimentação (cardápio/ bebidas); decoração, produção/envio dos convites; confirmação de presença, cenografia, sonorização e, por fim, ambientação. Na fase ‘durante’ ou pró-evento, você deve se organizar para chegar ao local com a maior antecedência possível para verificar a montagem, a situação das tarefas executadas, além de providenciar tarefas como recepção aos convidados, entre outros. Fique atento para que todos os serviços prestados sejam realizados com a máxima eficiência. Na fase ‘pós-evento’, a festa acabou, mas você ainda terá muito a fazer... Nesta etapa é preciso encaminhar demandas como desmontagens de estruturas, limpeza do local, pagamento aos trabalhadores e fornecedores, verificação de avarias nos objetos que compuseram a decoração etc.
Para concluir, se você quer que seu evento seja um sucesso, tenha ao seu lado um profissional de logística capacitado que saiba cuidar, com eficiência, do processo de entregas, montagens e desmontagens. Essas tarefas quando bem feitas, evitam vários problemas com fornecedores.
Vale lembrar que é preciso logística também para lidar com seus convidados ilustres de forma especial, acompanhando-os a locais como aeroportos, hotéis, rodoviárias etc.
Seguindo todas as dicas acima, seu evento será realmente um sucesso e, ainda que tenha um ou outro problema (algo natural, aliás), todos se lembrarão somente dos acertos e do brilho da festa!
Hoje os eventos estão diferentes, temos que pensar também no "novo normal" que permite que os eventos sejam feitos online, o que faz com que os brindes sejam entregues na casa de cada colaborador. E como fazer isso? A CNLOG resolve! Vamos conversar?
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